電子メールの基本（書き方・マナー）について

教務委員　平野拓一

電子メール(E-mail、または単にメール)はaaa@bb.cc.ac.jpなどの形式で書かれており、aaaはユーザー名、@以降のbb.cc.ac.jpはドメインであり、所属（住所のようなもの）を表している。電子メールはインターネット登場以来、連絡手段の基本である。メールは世界中に分散したメールサーバによって処理される世界共通のプラットフォームで動作する連絡手段である（それに対して、SNSはアプリに依存する）。メールは汎用性が高いため、（素人向けの）SNSに比べてある程度の知識は必用になる。また、基本的なマナーを守らずに書くと無視されることになるが、それは自分の責任である。メールを読まなかったことにより、情報を得ることができないこともあるが、それも読まなかった人の責任である。メールは授業や履修の連絡、就職活動、就職後の仕事での連絡の基本になるものなので、使い方をしっかり修得する必用がある。特に、就職活動でのメールは採用・不採用の判断に大きく関係する。

※大学で使っているWebClassでメッセージを送るときも、このメールマナーに従うこと。→なぜならば、教員はWebClassでは誰に同時に送られているかわからないため、情報が欠落している。また、ほとんどの教員はWebClassのメッセージを直接みない。WebClassのメッセージは自働的にメールにも転送され、そのメールを読んでるためである。

システム・使い方

1. メール送信は自分で設定したメーラ（メール送受信ソフト）を用いてもよいが、WEBメール(Outlook on the web)を使うこともできる。メーラ、WEBメールのどちらもメリット、デメリットがある。
   ●メーラを使う場合: サーバにあるメールを特定のPCにダウンロード（受信）して用いる(【専門知識】メール受信にはPOP, メール送信はSMTPプロトコルを用いる。IMAPプロトコルを用いてサーバにメールを残したままにする方法もある)。そのため、メリットはとしてはサーバの容量を気にする必要が無いことである。デメリットとしてはメールを受信したPCでないと過去のメールを見ることができない。
   ●WEBメールを使う場合: サーバにあるメールをブラウザー(Edge, Chrome, Firefox, Safariなど)で閲覧、送信する(HTTP, HTTPSプロトコルを用いる)。そのため、メリットはとしてはサーバに接続できればどのデバイスからでも閲覧できる。デメリットは全メールがサーバにあるので、添付ファイルなどの容量が大きいと、制限容量が気になることである。
2. メール送受信はメーラ、WEBメールのどちらを使ってもよく、設定方法はメールサーバー管理者が教えてくれる。（本学では情報基盤センター）
3. メールの見落としを防ぐために、スマートフォンで通知されるように設定しているメールアドレスに、TCUメールに届いたメールを転送設定することを勧める（メール転送設定は、情報基盤センターのホームページに説明がある）。

メール本文の書き方と注意点

1. メールのマナーとして、必ず宛名と自分の名前を本文に書く（学籍番号では誰かわからない。宛名と自分の名前がないメールは無視される。自己責任）。文章は口語でなく、しっかり丁寧に書くこと（友達同士なら自由であるが）。
   ・誰宛なのか、宛名をしっかり書く。（書かれた宛名の人にしか読んでもらえない）
   ・自分の名前を書く。（誰から来たか書かれていなければ、迷惑メールとして読んでもらえない）
   ・相手が何をしてほしいかわかるように要件を端的に伝える。タイトル(Subject)には内容を簡潔に表したものを書く。
2. メール送信先には
   

   To	宛先。実際に読んでもらいたい人をここに書く。複数の場合もある。
   Cc	Carbon Copyの略。あまり注意して読まなくてもいいが、メール内容を共有しておきたい人をここに書く。Toに記載した人にもこのアドレスは見えるようになっている。
   Bcc	Blind Cabon Copyの略。To, Ccに記載した人からは見えないが、実際にはここに記載した人には送信される。Bccのアドレスの人はTo, Ccのアドレスの人がわかる。To, Ccに記載の人には気づかれないように、または公開しないように組織内の人に情報共有したい場合などに使う。

   の種別があるので、適切に使い分ける。慣れないうちは１対１のやり取りであるが、仕事を円滑に進めるためには、明確に使い分ける。To, Ccに複数の人が記載されたメールに返信するときも、内容に合わせて適切な情報共有のために、適切な人にToまたはCcで返信する必要がある。

メールの例

例）学内の先生宛

例）学外の方宛

質問は教務委員・平野( thirano@tcu.ac.jp )まで。

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